Din reseräkning eller utläggsärende med tillhörande originalkvitton ska alltid vara inlämnad och attesterad senast tre månader efter avresedatum eller inköpsdatum för att du ska få ersättning enligt högskolans regler för resor och möten.
Du gör din reseräkning i Primula. I reseräkningen anger du bland annat datum för vistelsen, färdsätt och eventuella egna utlägg.
Traktamente
Du kan inte söka traktamente för en utbildning eller konferens på hemmaplan där arbetsgivaren står för alla kostnader.
Endagsförrättning (inrikes)
När platsen ligger mer än 50 km från både tjänsteställe och bostad får du ett skattepliktigt förrättningstillägg. Kortast färdväg gäller. Tillägget är 100 kronor om du är borta mer än fem timmar och 200 kronor om du är borta mer än tio timmar.
Flerdygnsförrättning (inrikes)
När platsen ligger mer än 50 km från både tjänsteställe och bostad får du ett skattepliktigt förrättningstillägg. Kortast färdväg gäller. Dessutom utbetalas ett skattepliktigt förrättningstillägg.
- Hel dag (avresa före klockan 12 och hemkomst efter klockan 19):
470 kronor varav 290 kronor är skattefria. - Del av dag (avresa efter klockan 12 och hemkomst före klockan 19):
235 kronor varav 145 kronor är skattefria.
Nattraktamente vid privat övernattning
Förrättningstillägget är 465 kronor varav 145 kronor är skattefria.
Utrikesresa
Utrikestraktamenten utbetalas enligt Skatteverkets normalbelopp för respektive land.
Måltidsavdrag och kostförmån
Måltidsavdrag från traktamentet och kostförmån görs enligt Skatteverkets fastställda belopp.
Om arbetsgivaren betalar måltider under exempelvis en konferens eller en studieresa ska traktamentet minskas och du ska bli beskattad för kostförmånen. Undantaget är hotellfrukost och intern representation.
Eget utlägg
För de flesta sorters inköp har Högskolan Dalarna upphandlade avtal som du ska följa. Det innebär att leverantören fakturerar oss. Skulle du ändå behöva göra ett eget utlägg kan du ansöka om ersättning i efterhand.
Gör så här:
- Se till att spara originalkvittot – det får vara högst tre månader gammalt. Uppgifter som måste finnas med på kvittot är datum, företagets namn, adress och momsregistreringsnummer samt belopp och specifikation av moms.
- Registrera utlägget i Primula under fliken "Resor och utlägg".
- Skicka ärendebilagan och kvittot i original till avdelningen för HR.
Kontoutdrag, privata kontokortfakturor och kvittokopior godkänns inte. Tänk också på att särskilda regler gäller vid representation.
Kvitton vid utlägg
Ett kvitto måste vara rätt utformat för att få räknas som ett korrekt kvitto.
Kvitton ska innehålla följande uppgifter för att vara godkänt:
- Datum för inköpet
- Vilken motpart har varit (företagets namn, adress, momsregistreringsnummer)
- Specificerat vad det avser
- Belopp
- Specifikation av moms
Om dessa uppgifter inte finns angivna på kvittot måste du begära ett skriftligt kvitto.
Enligt Riksrevisionen accepteras endast originalkvitton. Detta gör att kopior inte godkänns.
Kvitton för representation
När det gäller kvitton för representation så krävs det, förutom ovanstående, att följande anges:
- Syfte
- Antal deltagare och deltagarnas namn och yrke
- Deltagarnas organisatoriska tillhörighet
Om du vill undvika att göra privata utlägg i tjänsten, ansök om ett kort.
Ersättning för resa med privat bil
Du ska i första hand resa kollektivt. Om du måste resa med bil, använd en av högskolans bilar eller hyrbil via upphandlad leverantör. Är inget av det möjligt får du använda privat bil.
Om du reser med privat bil får du en skattefri ersättning med 2,50 kronor/kilometer och en skattepliktig ersättning på 1,25 kronor/kilometer.
Resor mellan Campus Borlänge och Campus Falun ersätts endast med 2,50 kronor/kilometer, den skattefria delen. Detsamma gäller bilresor som är längre än 200 kilometer.
Bilersättning och utlägg för tillfälligt anställda (pdf)
Kompensation för restid – gäller teknisk personal och administrativ personal
När du reser i tjänsten utanför normalarbetstiden (klockan 08.00-16.30) får du kompensation.
I din flexrapport lägger du till 15 minuter för varje timmes restid utanför normalarbetstiden. Ange restiden i kolumnen ”orsak”.