Vad är en allmän handling?
Enligt Tryckfrihetsordningen 2 kapitel är en handling allmän om den inkommit till eller upprättats inom en myndighet. En handling blir också allmän när den arkiverats, oavsett dess status. Handling innebär alla typer av medium, analogt som elektroniskt material. I TF 2 kap definieras handling som ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”. Det kan därmed röra sig om alltifrån ett protokoll till ett videoklipp.
Arbetsmaterial som utkast och minnesanteckningar anses sällan utgöra allmän handling. Fyller materialet inte längre någon funktion efter att en färdig handling har upprättats kan det rensas bort. Intern korrespondens där sakuppgifter inte tillförs till ett ärende kan rensas bort när de inte längre är aktuella.
Inkommen eller upprättad handling
En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten eller till behörig tjänsteperson. Det innebär inte att en person måste ha tagit del av innehållet för att den ska betecknas som inkommen. Oavsett om personen är eller inte är närvarande i myndighetens lokaler när en fysisk handling anländer anses handlingen inkommen. Likaså är en handling inkommen så fort den landat i e-postens inkorg.
En handling är upprättad när den har expedierats, justerats eller uppnått en färdig och fastställd form på annat sätt. Ett utkast till en rapport är därför i regel inte en allmän handling, men den färdiga rapporten kan vara det. Som myndighet har vi krav och skyldigheter gentemot medborgaren. Medborgaren har enligt Offentlighetsprincipen, reglerad genom Tryckfrihetsförordningen, rätt att ta del av allmän handling. Information som utgör allmän handling ska snabbt kunna lämnas ut på begäran. Som statsanställd är det därför ditt ansvar att se över den information du arbetar med och hur du hanterar den.
Ta del av allmän handling
En allmän handling kan vara offentlig, det vill säga innehålla uppgifter som är fria att lämna ut. Den kan också omfattas helt eller delvis av sekretess, vilket innebär att innehållet kan utgöra uppgifter som är hemliga. Dessa uppgifter får enligt Offentlighet- och sekretesslagen inte röjas och lämnas ut. Vid varje utlämningsärende görs en sekretessbedömning. Utgången kan resultera i att utlämnandet nekas eller att hemlig information maskeras i handlingen innan den lämnas ut.
Mer information om att begära ut allmänna handlingar från Högskolan Dalarna
Rensa och gallra
Att rensa och gallra betyder att ett material slängs eller förstörs. Det material som inte utgör allmän handling kan rensas bort. Då behövs inget beslut.
En allmän handling kan behöva gallras. Gallring ska alltid dokumenteras, och föregås av kontakt med arkivarie. För att utröna om du har ett material som är allmän eller inte allmän handling kan du använda modellen nedan som hjälp.
Illustrationen visar vad som är en allmän handling och vad som inte är en allmän handling.
Hantering av allmän handling
För allmänna handlingar finns bevarandekrav. Information om vilken åtgärd som krävs för handlingen finns i högskolans informationshanteringsplan. Du kan använda sökfunktionen (Tryck Ctrl+F) för att underlätta din sökning. I informationshanteringsplanen framgår även vad som ska diarieföras.
Informationshanteringsplan för Högskolan Dalarna (pdf)
Hur du går till väga för att få handlingar diarieförda
Har handlingen legat ett tag kanske den till och med behöver gallras. I informationshanteringsplanen ser du även gallringsfrister, det vill säga hur länge en allmän handling behöver finnas på myndigheten innan den kan tas bort. Gallring får endast utföras i samråd med arkivarie.
Oavsett om en leverans till arkiv eller gallring ska utföras ska alltid arkivarie kontaktas innan. Gå igenom checklistorna för analoga respektive digitala leveranser: