Inrättande, revidering och avveckling av styrdokument

Roller och ansvar 

Dokumentansvar 

Den funktion som är ytterst ansvarig för hanteringen vid inrättande, revidering eller avveckling av styrdokument. Varje styrdokument vid högskolan ägs av en avdelning inom verksamhetsstödet, vars chef är dokumentansvarig. Dokumentansvaret omfattar alla delar av processen och innebär också ett huvudansvar för beredningsarbetet. Dokumentansvarig kan utse en eller flera handläggare för hanteringen av styrdokumentet.

Granskning

Styrdokument kopplar till högskolans ledningssystem. Granskning sker av avdelningen för ledningsstöd och ekonomi.

Beslutsfattare

Beslutsfattare är den funktion som enligt delegationsordningen har rätt att besluta om det aktuella styrdokumentet. Det kan vara högskolestyrelsen, rektor eller Utbildnings- och forskningsnämnden (UFN).

Arbetsprocessen för styrdokument

1. Behovsinventering

Vid inrättandet av ett nytt styrdokument ska det först genomföras en behovsinventering som ska besvara följande:

1. Hur bidrar styrdokumentet till högskolans myndighetsövning och/eller att högskolans mål uppnås? 
2. Varför är ett nytt styrdokument den bästa formen för att uppnå önskad effekt?
3. Vilka befintliga styrdokument relaterar till sakområdet?
4. På vilket sätt omhändertas eventuella överlappningar med befintliga styrdokument? 

Om behovsinventeringen visar på ett tydligt behov av ett nytt styrdokument ska det dokumenteras och tas med som underlag i nästa steg av processen som är beredningen.

2. Beredning och beslut

Med beredning avses här att utreda och utarbeta underlag för beslut av nytt styrdokument. I det ingår att samla in relevanta underlag och att dokumentera muntliga uppgifter.

När det finns ett tydligt identifierat behov av ett nytt eller reviderat styrdokument ska göra följande steg i beredningen genomföras:

1. Gör en översyn av de föreskrifter i lag och förordning som berör sakområdet.
2. Se över behovet av ett kompletterande styrdokument (till exempel handläggningsordning) eller stöddokument som till exempel en webbsida, checklista, rutin eller blankett.
3. Fyll i och skicka in formuläret Förslag till inrättande, revidering eller avveckling av styrdokument och bifoga dokumentation och underlag i formuläret.
4. Formuläret granskas och om nödvändig information finns med översänds en dokumentmall för att skriva fram styrdokumentet, samt en mall för förslag till beslut.
5. Skriv sedan fram ett utkast till nytt eller reviderat styrdokument i mallen (skrivguide finns i "instruktioner för att skriva styrdokument"). Skriv även fram ett förslag till beslut.
6. Skicka utkastet tillsammans med förslag till beslut och kompletterande underlag till registrator@du.se. En slutlig granskning görs och därefter sker återkoppling.
7. Dokumentansvarig ser till att förslaget skickas på internremiss.
8. Dokumentansvarig anmäler ärendet till MBL för förhandling via avdelningen för HR.
9. Efter avslutad förhandling och eventuell revidering av dokumentet ser dokumentansvarig till att ärendet skickas vidare för beslut till aktuell beslutsfattare via sekreterare för rektor/högskolestyrelsen eller Utbildnings- och forskningsnämnden (UFN).

Dokumentansvarig föredrar ärendet för beslutsfattaren på beslutsmötet. Efter föredragning och beslut av ärendet är det den föredragande som ansvarar för att göra eventuella revideringar i underlagen inför signering.

3. Publicering och implementering

Efter beslut, skicka filen för det beslutade dokumentet i word-format till registrator@du.se för signering, diarieföring och publicering.

Den dokumentation som gjorts under handläggningen som ännu inte diarieförts skickas till registrator för diarieföring. 

Genomför implementeringsinsatser i enlighet med beslutet.

4. Uppföljning 

Uppföljning är en viktig del av styrningen och ska ingå i hanteringen av alla typer av styrdokument. Uppföljningen består av två delar: 

• Aktualitetsgranskning: ska ske årligen eller på förekommen anledning. Det innebär en genomgång av dokumentet för att säkerställa att alla delar fortfarande är relevanta, giltiga och i enlighet med nationella och interna bestämmelser. 
• Efterlevnads- och konsekvensanalys: ska ske minst vartannat år. Innebär en uppföljning om syftet med styrdokument är uppfyllt och ändamålsenligt.

Uppföljningen ligger till grund för en eventuell revideringsprocess.

5. Revidering och avveckling

När ett styrdokument revideras ska den grundläggande behovsinventeringen utföras på nytt. Revidering av styrdokument görs enligt samma principer som för inrättande av nytt styrdokument. 

Avveckling av ett styrdokument beslutas av samma beslutsinstans som vid inrättande av styrdokumentet. När ett styrdokument avvecklas ska detta kommuniceras till alla berörda parter. 

All information på högskolans webbplats som är relaterad till upphävt/uppdaterat styrdokument tas bort eller uppdateras.