Checklista – stöd för att arrangera ett hållbart evenemang

Är det ett hållbart evenemang?

Kan du kryssa i minst 75% av nedanstående punkter? Grattis, då kan du enligt våra riktlinjer marknadsföra konferensen eller mötet som ett hållbart evenemang!

Resor  

• Vi anpassar konferensformen efter konferensens syfte; digitalt, fysiskt eller hybrid
• Vi väljer plats som minimerar långa resor och/eller har goda kollektiva förbindelser
• Vi uppmuntrar deltagare och föreläsare att resa hållbart, till exempel att samåka och använda kollektiva färdmedel
• Vi informerar om laddmöjligheter för elbil
• Vi informerar om reserverade parkeringsplatser för personer med funktionsnedsättning
• Vi anpassar start- och sluttid till kollektivtrafikens tidtabeller

Mat och dryck 

• Vi serverar vegetariskt/veganskt som huvudalternativ alternativt kött/fisk med låg klimatpåverkan (naturbeteskött, viltkött eller miljömärkt fisk till exempel MSC eller ASC)
• Vi väljer ekologiska råvaror (KRAV etc)
• Vi väljer lokalproducerade råvaror
• Vi väljer säsongsanpassad meny
• Vi efterfrågar åtgärder för minskat matsvinn (till exempel föranmälan av mat, mindre tallrikar, skriftlig uppmaning att ej ta mer än vad man äter upp)
• Vi serverar kranvatten istället för flaskvatten
• Vi undviker engångsartiklar, särskilt plastmaterial

Lokaler och boende

• Vi väljer tillgänglighetsanpassad konferenslokal
• Vi undersöker om deltagarna har särskilda behov av anpassning (till exempel allergier, nedsatt syn-, hörsel- eller rörelseförmåga)
• Vi väljer miljömärkt konferenslokal (till exempel Svanen, Green Key)
• Vi väljer lokal som erbjuder källsortering för avfall
• Vi använder dekorationer som tar hänsyn till allergier, samt har minsta möjliga påverkan på klimat och miljö
• Vi hänvisar till/bokar miljömärkt boende (till exempel Green Key, Svanen, Svensk miljöbas och/eller KRAV.)

Information och medverkande

• Vi strävar efter bred representation och mångfald bland talare och deltagare (till exempel kön, etnicitet, ålder)
• Vi använder ett inkluderande tilltal i text och bild (undviker stereotypa framställningar) i till exempel inbjudan eller konferensmaterial
• Vid sociala aktiviteter under konferensen reflekterar vi över allas möjlighet att delta
• Vi väljer hållbara talargåvor (till exempel lokalproducerade livsmedel eller förbrukningsvaror)
• Vi minimerar tryckt profil- och informationsmaterial
• Vi samlar in eventuella namnskyltar för återanvändning

Stöd för kommunikation

Här finns förslag på formuleringar som du kan använda i olika typer av kommunikation, såsom inbjudan, anmälan och utvärdering.

Kommunikation med konferensanläggningen och/eller matleverantör

Vi strävar efter att anordna ett hållbart evenemang. Vi undrar därför vilka av följande behov som ni kommer att kunna uppfylla: (länk till checklista).

Inbjudan

Konferensen anordnas i enlighet med högskolan dalarnas riktlinjer för "hållbara evenemang". För att läsa mer om vad detta innebär, besök (länk till webbsida).

Information till deltagare

Vi uppmanar dig att välja ett hållbart resesätt till konferensen, till exempel att samåka eller välja kollektivtrafik. Konferensen start- och sluttider är anpassade för att möjliggöra kollektiva resesätt. Närmaste tågstation är X och närmaste busstation är Y.

Information till presentatörer/föreläsare

Vi uppmanar dig att välja ett hållbart resesätt till konferensen, till exempel att samåka eller välja kollektivtrafik. Konferensen star- och sluttider är anpassade för att möjliggöra kollektiva resesätt. Närmaste tågstation är X och närmaste busstation är Y. Möjlighet att ladda elbil finns vid X.

Vi strävar också att arrangera ett tillgänglig arrangemang, vilket innebär att vi önskar att du som föreläser tänker på att göra tillgängliga presentationer. Tänk på att:

• tala tydligt i mikrofon
• beskriva med ord bilder, illustrationer, animationer och filmer som du visar
• skriv korta texter i stor textstorlek eller använd punkter och symboler.

Anmälan

Fånga upp individuella behov av tillgänglighetsanpassningar:

Har du behov av:

• Teckenspråktolkning.
• Hörselteknisk utrustning
• Information i tillgängliga format
• Övriga tillgänglighetsbehov

Även behov av specialkost bör fångas upp, här eller på annan plats i anmälan.

I anmälningsformuläret alternativt vid bekräftelse efter anmälan:

Vi ber dig som deltagare att undvika parfym och andra starkt doftande produkter. Möjlighet att ladda elbil finns vid X. Reserverade parkeringsplatser för personer med funktionsnedsättning finns vid X.

Övrigt:

Ange kontaktperson vid frågor.

Utvärdering

Frågor till deltagare samt föreläsare:

Konferensen anordnas i enlighet med högskolan dalarnas riktlinjer för "hållbara evenemang", vilket innebär att vi har haft som ambition att minska klimatpåverkan samt arrangera ett tillgängligt arrangemang.

• Hur tycker du att vi som arrangör levde upp till denna ambition?
• Har du ytterligare förslag på åtgärder som skulle göra våra evenemang mer hållbara?