Syftet med beläggningsmätning
Genom beläggningsmätning samlas data in som ska ligga till grund för planering av lokaler för avdelningen för mediers verksamhet (institutionen för kultur och samhälle). Antalet personer i salarna mäts genom registrering av in- och utpasseringar, men inga individer kan identifieras utifrån den insamlade datan.
Två olika typer av sensorer används:
- Personräknande sensorer i lärosalar och konferensrum för att registrera antalet personer i rummet.
- Närvarosensorer som registrerar närvaro "ja/nej" vid arbetsbord i mindre grupprum, redigeringsrum samt kontorsplatser.
Sensorerna registrerar endast närvaro, ingen fotografering/filmupptagning sker.
Installationerna av sensorerna är temporära och att de kan upplevas som provisoriska. Se till att sensorer och kablar förblir intakta under mätperioden.
Rörelsedata och GDPR
Sensorerna mäter bara rörelsedata, ungefär på samma sätt som när ljuset på toaletterna automatiskt tänds och släcks. Rörelsedata som kopplas till ett visst kontorsrum kan klassas som personuppgift och därför hanterar högskolan uppgifterna i enlighet med GDPR. Har du synpunkter på högskolans hantering av personuppgifter har du alltid möjlighet att kontakta tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten.
Behandling av personuppgifter, Högskolan Dalarna
Frågor och svar om sensoranvändning för beläggningsmätning
Syftet med dessa frågor och svar är att förklara hur sensorerna fungerar och deras roll i högskolans arbete med lokalplanering och förbättrad resursanvändning.
Varför har högskolan installerat sensorer i lokalerna?
Sensorerna är en del av ett pilotprojekt för att bättre förstå hur högskolans lokaler används. Genom att samla in anonymiserad data om hur lokalerna faktiskt används - som ett komplement till bokningssystem och dialoger - får vi en bättre förståelse för både över- och underutnyttjade ytor. Detta blir underlag till att kunna fatta välgrundade beslut om framtida lokalanvändning och eventuella flyttprojekt. Högskolan Dalarna arbetar för att effektivisera lokalanvändningen och minska lokalkostnaderna, vilket är en del av högskolans långsiktiga strategi.
Varför genomförs pilotprojektet i Mediehuset?
Pilotprojektet genomförs i Mediehuset eftersom högskolan för tillfället utreder var avdelningen för medier ska ha sin verksamhet i framtiden. Data kring hur lokalerna faktiskt används behöver därför samlas in som underlag för beslut och planering inför en eventuell flytt.
Högskolestyrelsen fattade den 15 juni 2023 beslut om att avdelningen för medier på sikt skulle placeras vid huvudcampus i Falun (2023/77). Högskolan behöver även se över hyreskostnader och står inför beslut om att eventuellt förlänga hyreskontrakt med fastighetsägaren för nuvarande lokaler på regementsområdet. Med anledning av det beslutade högskoledirektör den 21 februari 2024 (2024/915) att utreda möjligheter att placera avdelningen för medier i anslutning till av huvudbyggnaderna i Falun eller Borlänge och om de speciallokaler som behövs för att bedriva medieutbildningarna kan förhyras på någon av campusorterna. I beslutet står det att utredningen ska innefatta sensormätning.
Kommer sensorinformationen att användas för att övervaka personal eller studenter?
Nej. Informationen från sensorerna är anonym och kommer inte att användas för att kontrollera hur enskilda individer använder lokalerna.
Hur skyddas medarbetares och studenters integritet när sensorerna används?
Vi värnar om den personliga intregireteten. Sensorerna samlar in anonymiserad data som inte kan kopplas till enskilda personer. Informationen används enbart för att förstå beläggningen av lokaler, inte för att övervaka individer.
Vem har tillgång till insamlad data?
Följande funktioner har tillgång till datan:
- Enhetschef för lokalplanering,
- Lokalstrateg
- Fastighetschef vid avdelningen för fastighets- och campusplanering
Ingen annan har tillgång till den insamlade informationen och endast aggregerad data delas utanför dessa funktioner.
Varför behövs sensorer om vi redan har bokningssystem?
Bokningssystemet visar när en lokal är bokad, men ger inte någon information om hur många som faktiskt är närvarande eller om lokalen faktiskt används under den bokade tiden. Sensorerna hjälper till att samla in denna information, vilket kan vara användbart till exempel för lokalvården och vid framtida lokalplanering.
Tillfrågas chefer och medarbetare om lokalernas användning?
Ja, flera metoder används för att samla in underlag om verksamhetens behov. Statistik över schemabokningar och statistik och analys med hjälp av sensordata är två administrativa metoder som utgör en del av underlaget. En stor och viktig del av underlaget utgörs av uppgifter om användning och behov som samlas in från chefer, medarbetare och studenter som ska använda lokalerna. Hur uppgifterna samlas in kan variera mellan olika typer av lokalplaneringsuppdrag, men kan ske via intervjuer, enkäter, dialogmöten, workshops och liknande. Detta ska sammantaget ge en god bild av aktuell användning och framtida behov av lokaler.
Kan lokalerna observeras manuellt istället för att sätta upp sensorer?
Att kartlägga användning av lokaler manuellt är tidskrävande. Sensorerna ger oss en kontinuerlig bild över hur lokalerna används under en längre period, vilket gör att vi får en mer tillförlitlig och heltäckande data. Detta är också mer resurssnålt än att genomföra regelbundna manuella observationer.
Hur kommer sensorinformationen att användas i framtida beslut om högskolans lokaler?
Om högskolan utreder en flytt eller omstrukturering av verksamheten, kommer beläggningsmätningar att användas som ett komplement till andra underlag som lokalförsörjningsplan, bokningsdata och intervjuer med personal.
Kan sensorinformationen verkligen ge en korrekt bild av lokalernas användning?
Sensorerna är ett verktyg för att samla in data om hur många personer som befinner sig i en lokal vid en viss tidpunkt. Denna information kompletterar annan data vi har,som bokningssystem och intervjuer. Sensordata kommer inte att användas isolerat; den kommer alltid att kombineras med annan information som bokningssystem, intervjuer och annan insamlad data. Detta gör att vi kan skapa en mer komplett och rättvisande bild av hur lokalerna används.
Vad är målet med pilotprojektet?
Målet med pilotprojektet är att få en bättre förståelse för hur högskolans lokaler används, både för att förbättra arbetsmiljön och effektivisera användningen av resurser. Genom att samla in information om vilka ytor som används mest och vilka som används mindre, kan vi exempelvis ta fram bättre underlag för framtida beslut om lokalbehov och service. På sikt ska högskolans samtliga lokaler förses med hjälpmedel för beläggningsmätning.
Vad händer efter att pilotprojektet avslutas?
Avdelningen för fastighets-och campusplanering har ledningens uppdrag att utreda ett införande av beläggningsmätning i högskolans alla lokaler. När pilotprojektet är avslutat kommer högskolan att analysera resultaten och utvärdera hur beläggningsmätning kan användas i framtiden.