Syftet med beläggningsmätning
Högskolan Dalarna arbetar för att effektivisera lokalanvändningen och minska lokalkostnaderna, vilket är en del av högskolans långsiktiga strategi. Syftet med beläggningsmätning är att få fram underlag som kan användas för planering, effektivare resursanvändning och bättre anpassning till medarbetarnas eller verksamhetens behov. Resultatet kan bidra till kostnadsbesparingar, en bättre arbetsmiljö och en hållbar hantering av lokaler.
Olika metoder används för att samla in underlag
Ofta används en kombination av metoder för att få en så heltäckande och tillförlitlig bild som möjlig av den aktuella lokalanvändningen och framtida behov av lokaler.
Användarrapportering
En viktig del av underlaget utgörs av uppgifter om användning och behov som samlas in från chefer, medarbetare och studenter som ska använda lokalerna. Hur uppgifterna samlas in kan variera mellan olika typer av lokalplaneringsuppdrag, men kan ske via intervjuer, enkäter, dialogmöten, workshops och liknande.
Sensorbaserad mätning och digitala bokningssystem
Statistik över lokalbokningar, samt statistik och analys med hjälp av sensordata är två administrativa metoder som används för att samla in information om lokalernas användning.
Rörelsedata och GDPR
De flesta sensorerna mäter rörelsedata, ungefär på samma sätt som när ljuset på toaletterna automatiskt tänds och släcks. Det finns andra sorter av sensorer som kan användas för att mäta beläggning, till exempel via värme eller luftkvalitet. Rörelsedata som kopplas till ett visst kontorsrum kan klassas som personuppgift och därför hanterar högskolan uppgifterna i enlighet med GDPR. Har du synpunkter på högskolans hantering av personuppgifter har du alltid möjlighet att kontakta tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten.
Behandling av personuppgifter, Högskolan Dalarna
Generella frågor och svar om beläggningsmätning med sensorer
Kan sensorinformationen användas för att övervaka personal eller studenter?
Nej. Informationen från sensorerna är anonym och används inte för att kontrollera hur enskilda individer använder lokalerna.
Hur skyddas medarbetares och studenters integritet när sensorerna används?
Vi värnar om den personliga integriteten. Sensorer samlar in anonymiserad data som inte kan kopplas till enskilda personer. Informationen används enbart för att förstå beläggningen av lokaler, inte för att övervaka individer.
Vem har tillgång till data som samlas in med hjälp av sensorer?
Följande funktioner har tillgång till datan:
- Enhetschef för lokalplanering
- Lokalstrateg
- Fastighetschef vid avdelningen för fastighets- och campusplanering
Ingen annan kan se informationen som samlas in och endast sammanställd data delas utanför dessa funktioner.
Kan lokaler observeras manuellt i stället för att sensorer sätts upp?
Att kartlägga användning av lokaler manuellt är tidskrävande. Sensorer ger en kontinuerlig bild över hur lokalerna används under en längre period, vilket gör att vi får en mer tillförlitlig och heltäckande data. Det är också mer resurssnålt att använda sensorer jämfört med att genomföra regelbundna manuella observationer.
Kan sensorinformation verkligen ge en korrekt bild av hur lokaler används?
Sensorer är ett verktyg för att samla in data. Denna information kompletterar annan data vi har, som bokningssystem och intervjuer. Sensordata används inte isolerat; den kommer alltid att kombineras med annan information som bokningssystem, intervjuer och annan insamlad data. Detta ger en mer komplett och rättvis bild av hur lokalerna används.
Varför behövs sensorer om vi redan har bokningssystem?
Bokningssystemet visar när en lokal är bokad, men ger inte någon information om hur många som faktiskt är närvarande eller om lokalen faktiskt används under den bokade tiden. Sensorer hjälper till att samla in denna information, vilket kan vara användbart till exempel för lokalvården och vid framtida lokalplanering.
Hur kommer sensorinformation att användas i framtida beslut om högskolans lokaler?
Om högskolan utreder en flytt eller omstrukturering av en specifik verksamhet kommer beläggningsmätningar användas som ett komplement till andra underlag, till exempel lokalförsörjningsplan, bokningsdata och intervjuer med personal.
Frågor och svar om pilotprojekt i mediehuset 2024-2025
Varför installerade högskolan sensorer i medhusets lokaler?
Sensorerna är en del av ett pilotprojekt för att bättre förstå hur högskolans lokaler används. Genom att samla in anonymiserad data om hur lokalerna faktiskt används - som ett komplement till bokningssystem och dialoger - får vi en bättre förståelse för både över- och underutnyttjade ytor. Detta blir underlag till att kunna fatta välgrundade beslut om framtida lokalanvändning och eventuella flyttprojekt.
Underlaget ska ligga till grund för planering av lokaler för avdelningen för mediers verksamhet (institutionen för kultur och samhälle).
Vad är målet med pilotprojektet?
Få en bättre förståelse för hur högskolans lokaler används, både för att förbättra arbetsmiljön och effektivisera användningen av resurser. Genom att samla in information om vilka ytor som används mest och vilka som används mindre, kan vi exempelvis ta fram bättre underlag för framtida beslut om lokalbehov och service. På sikt ska högskolans samtliga lokaler förses med hjälpmedel för beläggningsmätning.
Varför genomförs pilotprojektet i Mediehuset?
Pilotprojektet genomförs i Mediehuset eftersom högskolan för tillfället utreder var avdelningen för medier ska ha sin verksamhet i framtiden. Data kring hur lokalerna faktiskt används behöver därför samlas in som underlag för beslut och planering inför en eventuell flytt.
Högskolestyrelsen fattade den 15 juni 2023 beslut om att avdelningen för medier på sikt skulle placeras vid huvudcampus i Falun (2023/77). Högskolan behöver även se över hyreskostnader och står inför beslut om att eventuellt förlänga hyreskontrakt med fastighetsägaren för nuvarande lokaler på regementsområdet. Med anledning av det beslutade högskoledirektör den 21 februari 2024 (2024/915) att utreda möjligheter att placera avdelningen för medier i anslutning till av huvudbyggnaderna i Falun eller Borlänge och om de speciallokaler som behövs för att bedriva medieutbildningarna kan förhyras på någon av campusorterna. I beslutet står det att utredningen ska innefatta sensormätning.
Vilka sensorer användes i pilotprojektet?
Två olika typer av sensorer används:
- Personräknande sensorer i lärosalar och konferensrum för att registrera antalet personer i rummet.
- Närvarosensorer som registrerar närvaro "ja/nej" vid arbetsbord i mindre grupprum, redigeringsrum samt kontorsplatser.
Sensorerna registrerar endast närvaro. Antalet personer i salarna mäts genom registrering av in- och utpasseringar, men inga individer kan identifieras utifrån den insamlade datan.
Installationerna av sensorerna är temporära och att de kan upplevas som provisoriska. Se till att sensorer och kablar förblir intakta under mätperioden.
Tillfrågas chefer och medarbetare om lokalers användning?
Ja, flera metoder används för att samla in underlag om verksamhetens behov. Läs mer under avsnittet Olika metoder används för att samla in underlag.
Vad händer efter att pilotprojektet avslutas?
Avdelningen för fastighets- och campusplanering har uppdrag från ledningen att utreda ett införande av beläggningsmätning i högskolans alla lokaler. När pilotprojektet är avslutat kommer högskolan att analysera resultaten och utvärdera hur beläggningsmätning kan användas i framtiden.