Juridik och avtalshantering
Forskningsprojekt är alltid förknippade med juridiska frågor och avtalsfrågor, exempelvis vid planering och ansökan om extern forskningsfinansiering, inför och/eller under projekttiden.
Som forskare kommer du oftast i kontakt med frågor som handlar om upphovsrätt och immaterialrätt samt olika typer av avtal – till exempel:
- avtal med finansiär,
- samarbetsavtal,
- konsortialavtal,
- Non Disclosure Agreements (NDA),
- Letter of Intents (LoI).
Du kan också behöva hantera forskningsdata och personuppgifter inom ramen för ditt projekt och då även personuppgiftsbiträdesavtal, avtal om gemensamt personuppgiftsansvar, Data Transfer Agreements (DTA) och olika slags förbindelser.
Kontakta högskolans jurist för stöd i samband med juridiska frågor och vid upprättande, bedömning och ändring av olika typer av avtal:
Diarieföring och arkivering
Merparten av handlingarna i ett forskningsprojekt är allmänna handlingar och ska därför diarieföras. Som forskare ansvarar du själv för att diarieföra, gallra och arkivera de handlingar som är kopplade till din forskning.
När allmänna handlingar diarieförs arkiveras de automatiskt, men vissa typer av forskningsdata ska även överlämnas till arkivet i samband med projektavslut.
Allmänna handlingar i forskningsprojekt
En handling innehåller information av något slag. Det kan vara ett pappersdokument/tryckt text, e-postmeddelande, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator eller på ett USB-minne. En handling är allmän om den är inkommen till en myndighet eller är upprättad hos en myndighet. Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten.
Här är några exempel på allmänna handlingar i forskningsprojekt:
- Forskningsansökan, alla delar som finansiären kräver
- Intern ekonomisk kalkyl
- Beslut från extern finansiär
- Undertecknat originalavtal med finansiär
- Eventuella avtal med projektpartners
- Eventuell ansökan och beslut om forskningsetisk prövning
- Projektrapporteringar, både vetenskapliga och finansiella
- Ekonomiska underlag och uppföljningar, till exempel revisionsintyg
- Viktig kommunikation med finansiär, koordinator och projektpartners
- Kontrakts- och budgetförändringar.
Tänk på att du måste sköta diarieföring och arkivering löpande under hela projekttiden.
Vem som helst kan när som helst begära ut en allmän handling, kopplad till din forskning.
Offentliga eller sekretessbelagda handlingar
Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. För att en allmän handling ska kunna sekretessbeläggas krävs uttryckligt lagstöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Administrativa handlingar
En administrativ handling kan till exempel vara forskningsansökningar, beslut från finansiär, avtal, vetenskapliga och ekonomiska projektrapporteringar med mera. De ska bevaras och arkiveras genom diarieföring.
Forskningsdata
Primärmaterial ska som huvudregel bevaras, men kan få gallras i vissa fall, dock tidigast efter 10 år. Arkivering sker genom överlämnande till arkivet.
Bearbetningsmaterial, bearbetad forskningsdata, ska i många fall betraktas som arbetsmaterial. De kan rensas löpande. Observera dock att även sådant material ska bevaras om det behövs för att förstå sammanhang, om det tillför sakuppgifter eller av andra skäl behövs för förståelsen av resultaten. I dessa fall ska arkivering ske genom överlämnande till arkivet.
Läs mer om hantering av forskningsdata på forskningsstödets webbsidor
Vetenskapliga publikationer
Ska alltid bevaras. Digitala publikationer arkiveras genom uppladdning i DiVA.
I DiVA görs valet om publikationen enbart ska arkiveras eller dessutom publiceras så den blir synlig externt. Observera att även om avtal med förlag hindrar publicering behöver ett arkivexemplar alltid säkerställas på högskolan.
Tryckta publikationer arkiveras genom att arkivexemplar skickas till arkivet.