Vilket stöd kan jag få?
Högskolans stöd kring hantering av forskningsdata består idag av kompetenser från arkiv, bibliotek och IT. Dessa kompetenser finns samlade inom ramen för det högskolegemensamma forskningsstödet och arbetet sker inom gruppen forskningsdatastödet (Data Access Unit). Du kan vända dig till oss om du till exempel har frågor om:
- upprättande av datahanteringsplaner,
- dokumentation av data under forskningsprocessen,
- val av lagringsplats för forskningsdata,
- val av filformat,
- arkivering av forskningsdata,
- publicering av forskningsdata,
- tillämpning av regelverk som rör hantering av forskningsdata.
Policy för hantering av forskningsdata vid Högskolan Dalarna
I vår policy för hantering av forskningsdata klargörs målsättningen för arbetet. Policyn omfattar all forskningsdata, enligt Vetenskapsrådets definition, och tar bland annat stöd av Nationell färdplan för öppen vetenskap (REK 2021:1) från Sveriges Universitets – och högskoleförbund (SUHF).
Tanken är att underlätta för forskare vid lärosätet i arbetet med hantering av forskningsdata. Högskolan har också behov av att veta vilka data som genereras inom organisationen, för att kunna säkerställa att dessa hanteras på ett fullgott sätt. Målsättningen är att uppfylla myndighetsansvar, lagkrav och krav från finansiärer.
Läs vår policy här: Policy för hantering av forskningsdata vid Högskolan Dalarna
Om forskningsdata
Vad är forskningsdata och metadata?
Vetenskapsrådets definition av forskningsdata och metadata:
(Se rapporten Kriterier för FAIR forskningsdata)
Forskningsdata kan vara av många olika typer och format, såsom resultat från mätningar och experiment, observationer från fältarbete, enkätsvar, intervjuer, bilder, film, och texter. […] Inom ramen för detta uppdrag används begreppet forskningsdata i vid bemärkelse, som digital information som skapats eller samlats in för att analyseras i forskningssyfte.
Forskningsdata beskrivs och dokumenteras med olika former av metadata, ”data om data”. Metadata kan bestå av beskrivande eller kontextuell information eller information om datas ursprung (proveniens), såsom hur variabler är definierade, hur data är strukturerat, hur olika datamängder relaterar till varandra, information om hur och av vem data har tagits fram eller om särskild mjukvara behövs för att läsa eller analysera data.
Vad menas med öppen tillgång till forskningsdata?
Öppen tillgång till forskningsdata innebär att forskningsdata som:
- finansieras av offentliga medel,
- har skapats under forskningsprocessen och
- som enligt gällande lagstiftning får tillgängliggöras,
ska publiceras fritt (öppet) tillgängliga på internet.
Genom att öppna och dela dina data främjar du forskningens transparens och tillförlitlighet då andra forskare har möjlighet att tillämpa och återanvända din data.
Tillgången till forskningsdata bör vara så öppen som möjligt och så begränsad som nödvändigt. Undantag från öppen publicering på internet görs exempelvis när det finns rättsliga eller etiska aspekter som när forskningsdata omfattas av sekretess, innehåller personuppgifter eller upphovsrättsskyddat material.
Även om data inte kan delas öppet rekommenderas att göra en datapublicering där metadata och dokumentation som beskriver datamaterialet görs tillgängliga. Detta gör att forskningsdata blir sökbara och kan citeras, även om data endast kan lämnas ut efter en godkänd prövning av en förfrågan om att få ta del av materialet.
Här kan du ta del av föreläsning om forskningsdata och öppen tillgång (Svensk Nationell Datatjänst 2023-04-25):
På svenska
På engelska
Mer om öppen tillgång till forskningsdata
I regeringens forskningspolitiska proposition 2016 sattes målbilden att en omställning till öppen tillgång till forskningsdata bör vara genomförd fullt ut senast år 2026.
Vetenskapsrådet har sedan 2017 ett regeringsuppdrag för att samordna det nationella arbetet med att införa öppen tillgång till forskningsdata.
Lär dig mer om öppen tillgång till forskningsdata på vr.se (Vetenskapsrådets handbok)
Vad innebär FAIR-principerna?
FAIR är ett internationellt erkänt begrepp som är uppbyggt av 15 vägledande principer för forskningsdata och datahantering. Enligt de så kallade FAIR-principerna ska forskningsdata vara:
- Findable (sökbara)
- Accessible (tillgängliga)
- Interoperable (kompatibla)
- Reusable (återanvändbara)
2016 antog EU rådslutsatser där medlemsländerna uppmuntras att följa FAIR-principerna i sina forskningsprogram och principer för finansiering.
Läs mer om FAIR på Svensk Nationell Datatjänsts webbplats
Regelverk som påverkar hantering av forskningsdata
Hantering av forskningsdata regleras bland annat i lagstiftningen kring etikprövning, personuppgifter/dataskydd, upphovsrätt, offentlighet och sekretess samt arkivering.
Läs mer om juridiken som reglerar hanteringen av forskningsdata:
Svensk nationell datatjänst (SND) (gu.se)
Vetenskapsrådets publikation God forskningssed (vr.se)
Vid ansökan och projektstart
Datahanteringsplan
Vad är en datahanteringsplan?
En datahanteringsplan dokumenterar och beskriver hur forskningsmaterialet bör hanteras, organiseras, lagras samt tillgängliggöras under hela forskningsprocessen. Ett välstrukturerat datamaterial hjälper också andra att orientera sig i materialet inför fortsatt forskning samtidigt som det också underlättar för slutlig arkivering. Beroende på ämnesområde kan dokumentationen se olika ut och i takt med ett projekts utveckling förändras också innehållet i datahanteringsplanen.
Centrala delar i en datahanteringsplan - Vetenskapsrådet och SUHF
Checklista för datahanteringsplan - SND
Science Europe's rapport med Core Requirements for Data Management Plans
Varför en datahanteringsplan?
Både offentliga och privata forskningsfinansiärer har börjat ställa krav på datahanteringsplaner och att forskningsdata görs tillgängligt - om lagstiftningen tillåter detta. Det handlar om att forskningsdata ska hanteras på rätt sätt, att andra forskare ska kunna bygga vidare på existerande data - och att de medel som forskningsfinansiärerna bidrar med ska nyttjas effektivt.
Ofta kräver finansiärerna att en fullständig datahanteringsplan upprättas om ansökan beviljas och efterfrågar endast en kortare "översiktsplan" i ansökningsfasen.
Behandling av personuppgifter inom forskning
Behandling av personuppgifter inom forskning regleras från och med 25 maj 2018 av dataskyddsförordningen.
Läs mer i Högskolan Dalarnas guide om personuppgifter & dataskydd
Under projekttiden
Lagringsalternativ för digitala forskningsdata
- Om samtliga personer inom projektet finns vid Högskolan Dalarna
Ditt projekt får en egen katalog på Högskolans server. Du kan själv bestämma vem som skall ha åtkomsträttigheter till katalogen. I större projekt finns möjlighet till flera kataloger med separata behörigheter. Denna lösning passar för alla typer av information, såväl vanlig som personuppgifter och/eller känsliga personuppgifter. - Om minst en person inom projektet finns utanför Högskolan Dalarna
Ditt projekt får tillgång till eget utrymme i Microsoft Teams innehållande fil- och samarbetsfunktioner. Denna lösning tillåter inte att känsliga personuppgifter hanteras inom projektet. - Om projektet innehåller känsliga personuppgifter samt minst en person utanför Högskolan Dalarna
Möjlighet finns att skapa ett eget separat skrivbord via Microsoft Terminal Server där projektet kan bearbeta data med standardiserad programvara tex SPSS. Kontakta IT-avdelningen med ett mail till forskningsdata@du.se för ett samtal kring ditt projekt.
Högskolans regler för lagring av digital information
Lagringsalternativ för analoga forskningsdata
All forskningsdata räknas som verksamhetskritisk information och ska därför låsas in när den inte används, dvs när du lämnar rummet för lunch eller utanför kontorstid. Rummet låses givetvis också. Vilken typ av skåp du ska använda för att förvara forskningsdata beror på hur känslig informationen är. Om inte annat anges kan du använda ett vanligt kontorsskåp av trä eller plåt.
- Handlingar med personnummer
Förvaras inlåsta i jalusiskåp eller plåtskåp utan särskild skyddsklass.
Kontakta support@du.se om du är i behov av ett sådant skåp. - Handlingar med sekretess, eller känslig data
Förvaras inlåsta i godkänt dokumentskåp på kontoret/avdelningen.
Kontakta forskningsdata@du.se om du är i behov av ett säkert skåp.
Hur publicerar jag forskningsdata?
När du har kommit så långt att du planerar att publicera hela eller delar av din forskningsdata finns det möjlighet att registrera dataset via SND:s dataorganiserings- och informationssystem DORIS.
Ta del av en informativ genomgång på snd.gu.se
Sök i SND:s nationella forskningsdatakatalog
Guider för god hantering av forskningsdata på snd.gu.se
Vid projektslut
Vilken forskningsdata ska arkiveras?
Primärmaterial/grunddata ska som huvudregel bevaras, men kan gallras i vissa fall, dock tidigast efter tio år.
Bearbetningsmaterialet (bearbetad forskningsdata) betraktas i många fall som arbetsmaterial och ett led i arbetsprocessen. De kan då rensas löpande. Observera att även detta material ska bevaras om det behövs för att förstå sammanhang, tillför sakuppgifter eller av andra skäl behövs för förståelsen av resultaten.
Förutom forskarens egen bedömning av vilken data som ska bevaras finns vägledning i en föreskrift från Riksarkivet (RA-FS 1999:1). Den anger att forskningsdata ska bevaras om den bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, värde för annat forskningsområde, bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse. T.ex:
- Särskilt omfattande primärmaterial, som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas,
- register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet,
- handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling,
- handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv,
- handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet,
- forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare spridning.
Hur ska forskningsdata arkiveras?
Arkivering sker genom överlämnande till arkivet. Ta kontakt med arkivarien inför överlämnandet på arkiv@du.se.
Även digitala handlingar kan i viss mån arkiveras på högskolan, t.ex. inspelningar och andra digitala filer.
Observera att publicering eller deponering i ett nationellt eller internationellt dataarkiv inte kan ersätta arkiveringen på högskolan. Arkivet tar även emot gallringsbar forskningsdata för lagring.
Varför ska forskningsdata arkiveras?
- För att kunna återanvändas i ny forskning.
- För att kunna granskas, t.ex. vid revision eller misstanke om vetenskaplig oredlighet.
- För att forskaren själv, och lärosätet där forskningen bedrivs, ska ha en säker åtkomst till informationen på lång sikt.
- För att lagar och föreskrifter kräver det.
Forskning utförd i en anställning vid en myndighet som högskolan ger upphov till allmänna handlingar. Detta gäller även forskningsdata. Allmänna handlingar kan sen vara antingen offentliga eller hemliga, d.v.s. omfattas av sekretess.