Exempel på evenemang: event, konferenser, spikning, öppen föreläsning, disputation, nätverksträff, boksläpp. För att boka lokal till ett evenemang ska en bokningsförfrågan skickas in. Det gäller inte lokalbokningar för möteslokaler som bokas vi TimeEdit och undervisning.
Skicka en bokningsförfrågan för evenemang
Senast en månad innan evenemanget äger rum behöver du skicka in din förfrågan.
Planera ett event
Börja med att ta fram en plan för evenemang. Det är du som är ansvarig för evenemanget som behöver säkerställa bokning av lokaler, eventuellt hjälp av tekniker, extra städning och beställning av mat. På den här sidan finns information om delar som är viktiga att ha koll på när du planerar.
Ansvarig för evenemanget
Det är viktigt att det från start finns en ansvarig person på högskolan. Personen är ansvarig för att hålla ihop evenemanget och se till att allt är ordnat och bokat inför, under och efter.
Tänk på personalplanering: Vem gör vad före, under och efter? Vem sköter registrering, fyller på vatten till talare, håller snyggt mellan passen? Vem är teknikansvarig vid digitala evenemang? Sköter inspelningar? Tidpunkter för själva eventet. Kom ihåg att ta med förberedelsetid.
Syfte och målgrupp
Första steget mot ett lyckat arrangemang är att definiera syftet. Därefter blir de kommande stegen mycket lättare att ta, till exempel tänket kring målgrupper och kommunikationskanaler. Varför gör vi detta event? Vad vill vi uppnå? Vilken/vilka målgrupper vänder sig eventet till och vad ligger i deras intresse? Besökare från Sverige, Europa, världen? Vid ett digitalt event kan det också vara bra att fundera över vilken digital vana målgruppen har.
Lokaler
För att boka lokal på högskolan börjar du med att skicka en bokningsförfrågan via formuläret. Där behöver du även fylla i annan information om ditt evenemang.
Om inte högskolans egna lokaler möter eventets behov får du vända dig till externa aktörer:
- Ta in offerter från olika aktörer efter era behov. Välj lokal med en uttalad miljöpolicy. Vad ingår i priset och vad skulle ni behöva köpa till från underleverantörer, till exempel teknisk utrustning som inte finns i lokalen. Ställ också krav på att sopsortering ska erbjudas.
- Innan bokning av externa lokaler är det viktigt att kontrollera avbokningsreglerna.
Budget för event och konferenser
Alla event behöver en budget som synliggör kostnader och intäkter, till exempel lokal, catering, föreläsare eller konferensmaterial. Kontakta din institutions-/avdelningsekonom för hjälp med budget för evenemang samt vid behov av att lägga upp projektkontot: ekonomisupport@du.se
Mat och fika
Använd gärna Kök Nyström för mat och fika.
Tel: 0243-150 25
E-post: info@koknystrom.se
- Du som ansvarar för evenemanget behöver kontakta högskolans vaktmästeri för att boka bord där mat och fika kan dukas upp. Kontakta: support@du.se
- Tänk hållbarhet vid val av mat. Vi strävar att beställa livsmedel med så låg miljöpåverkan som möjligt. Som exempel kan det vara livsmedel som är ekologiska, lokalproducerade, miljö- och rättvisemärkta, säsongsanpassade, klimatsmarta eller vegetariska. Bra köttalternativ är naturbeteskött och vilt.
- Tänk på miljön och undvik (om möjligt) vatten på flaska.
Hållbara evenemang: Mat och dryck
Anmälningsformulär, webbsida och inbjudan
Behöver ditt evenemang en egen webbsida med exempelvis program, länk till anmälan och övrig information? Använd formuläret för att skapa en kalenderhändelse på webben. Kalenderhändelsen kan du sedan använda för att bjuda in till evenemanget.
Nyheter och kalenderhändelser – skapa en kalenderhändelse
För enklare och kostnadsfria evenemang kan du skapa ett formulär i Microsoft Forms.
Hjälp och utbildning för Microsoft Forms (support.microsoft.com)
För hjälp med formulär med fler funktioner, kontakta: kommunikation@du.se
Städning
Behöver du städning i samband med evenemanget, ange det i din bokningsförfrågan.
Teknisk service
Behöver du hjälp av teknisk service med exempelvis ljud eller bild? Ange det i din bokningsförfrågan.
Resor och boende
- Välj en bra tidpunkt och plats för evenemanget så att deltagarna kan åka kollektivt.
- Uppmuntra deltagare och föreläsare att resa hållbart.
- Information om laddning av elbil.
- Anpassa start och sluttid till kollektivtrafikens tidtabeller.
- Behöver resor och boende bokas? Boka via vår upphandlade resebyrå
Profilprodukter
Tänk hållbart när det kommer till profil- och informationsmaterial. Utgå från checklistan för hållbara evenemang.
Hållbara evenemang: Profil- och informationsmaterial
Trycksaker och informationsmaterial
- Generella rollups för Högskolan Dalarna finns att låna/boka via Time Edit och hämtas i receptionerna på Campus Falun och/eller Borlänge.
- Ska nya trycksaker tas fram, exempelvis tryckta program, rollups, namnskyltar? Stäm av i god tid hos repro (internt tryckeri). Kontakt: repro@du.se
- Tänk hållbart! Minska pappersförbrukningen genom att samla information som program, deltagarlistor och annat i ett mejl eller ett dokument som går att skicka elektroniskt. Återanvänd befintligt material och, om möjligt, tryck gärna sådant som går att använda vid fler tillfällen.
Använd mallar
Färdiga mallar att använda sig av finns direkt via Office-programmens mallbibliotek, mallar finns för Word och Powerpoint.
Support och reception
Meddela support i god tid angående evenemanget för att receptionen ska få information och kunna vara behjälpliga. Ange tid, plats, program och vem som kan kontaktas vid eventuella frågor. Fundera även på om det är ytterligare personer eller funktioner på högskolan som du behöver meddela. Hör gärna av dig till institutionsadministratörer för att de ska ha kännedom om större evenemang. Kontakt: support@du.se
Nätverk
Om du har externa deltagare som behöver ha tillgång till internet behöver du beställa det via support@du.se innan evenemanget.
Passerkort
Det behövs passerkort för att komma in i lokalerna på våning två på Campus Borlänge. Om du har externa deltagare behöver du beställa passerkort via support@du.se. Om det är många externa deltagare kan en väktare behövas.
Digitala evenemang
Ska du arrangera ett digitalt evenemang? Då är det andra saker du behöver tänka på än vid ett fysiskt evenemang.
Information om vad som är bra att tänka på vid digitala evenemang