Tjänsteresor

Om du behöver göra en tjänsteresa är det viktigt att du väljer rätt färdsätt.

En tjänsteresa ska innebära så låg miljöpåverkan och så låg kostnad som möjligt, i relation till rimlig tidsåtgång, rimlig komfort och god säkerhet.

Riktlinjer för val av färdsätt – följ rangordningen

Längre tjänsteresor:

1. Tåg eller buss
2. Lånebil från högskolan
3. Hyrbil  
4. Egen bil 
5. Flyg (endast om sträckan är över 50 mil eller om tidsvinsten är mer än två timmar)  

Anslutningsresor till och från tågstation, flygplats och liknande:

1. Buss eller flygbuss  
2. Tåg eller flygtaxi 
3. Enskild taxi

Boka tjänsteresan via vår upphandlade resebyrå

Högskolan Dalarna har avtal med Lingmerths Group AB. Vänd dig i första hand hit för bokning av tjänsteresor.

Lingmerths Group AB

Telefon: 010-122 68 00 eller anknytning: 7001
Mejl: foretag@lingmerths.se
Öppettider: vardagar klockan 08.00–17.00

Lingmerths Group AB erbjuder två bokningsalternativ:

Självbokning online

För att kunna boka dina resor med självbokning behöver du mejla till resebyrån och be att få ett användarnamn och lösenord. Efter det kan du logga in och boka dina egna resor. Om du reser ofta, beställ en reseprofil via samma mejladress. Reseprofilen gör att bokningarna går snabbare och smidigare.

OBS! Vid bokning ange ditt mobilnummer (07x-xxx xx xx). Detta är viktigt för att resebyrån och/eller flygbolag ska kunna skicka sms vid eventuella ändringar.

Gå till Lingmerths självbokning online (extern webbplats)

Bokning via mejl

Fyll i ”Resebeställning – blankett” och mejla den till resebyrån. När du bokar en utlandsresa behöver du alltid bifoga en reseorder från Primula.

Bokning av tågresa hos SJ

När du ska resa med tåg, vänd dig i första hand till vår upphandlade resebyrå. Skulle det inte vara möjligt kan du i undantagsfall boka din tågresa direkt hos SJ. Tågresor ska alltid bokas som 2:a klass.

Så fungerar SJ:s företagsbokning:

• För att kunna boka tågresa via SJ:s företagsportal behöver du först registrera dig på SJ:s företagsportal - Registrera dig här.
• Det är också bra att bocka i att du vill bli medlem i SJ Prio så kopplas det direkt till högskolans kundnummer hos SJ.
• Logga in för att se högskolans kundnummer.
• När du har registrerat dig kan du boka tågresor här SJ:s företagsportal (SJ Biz företag) eller via SJ:s app – använd de inloggningsuppgifter som du fick i mejlet när du registrerade dig. 
• Om du har problem med företagsportalen eller appen vänder du dig till SJ:s kundtjänst för att få hjälp.

Om du vill boka tågbiljetter åt andra behöver du först anmäla dig som reseansvarig hos SJ:s företagssupport:
Telefon: 0771–75 75 55
Mejl: foretag@sj.se

Boka konferensresa och boende för en grupp

När du bokar en konferens ska du alltid använda dig av våra upphandlade ramavtal. Du ska i första hand göra bokningen själv, i andra hand kan du ta hjälp av vår upphandlade resebyrå Lingmerths Group AB Eventity när det gäller grupp & konferensbokningar samt event.

För att boka, gör så här:

• Gå till avropa.se och sök ”Resor och boende”.
• Leta upp information för det län ni ska besöka.
• Välj dagkonferens eller helpension.
• Utifrån listan du får, följ rangordningen för boende och hotell. Du kan till exempel bara kontakta leverantör nummer två om leverantör nummer ett inte har möjlighet att ta emot er. Säg att du representerar Högskolan Dalarna, så att priserna stämmer överens med ramavtalet.

Resa utomlands

Pass och visum

Du ansvarar själv för att ordna pass och eventuellt visum eller annat tillstånd som krävs för inresa. Högskolan Dalarna står för ansökningskostnad för visum. Kom ihåg att det är viktigt att ditt namn skrivs korrekt, vilket du själv ansvarar för. 

Försäkringar

• Du är som anställd försäkrad både under resan och under förrättningen genom Kammarkollegiet.
• Vid tjänsteresor inom EU/EES eller Schweiz ska du beställa ett europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan som gäller i tre år.
• Vid tjänsteresor utanför EU/EES eller Schweiz ska du alltid ta med ett Swedish State Business Travel Insurance Certificate. Du är då försäkrad genom Kammarkollegiet. Kortet får du via avdelningen för HR.

Vaccination

Du ansvarar för att ordna vaccination om det behövs. Högskolan Dalarna ersätter kostnaden. För att få ersättningar för vaccin ska du lämna in ett utläggsärende i Primula. Egna utlägg måste verifieras med originalkvitton. 

Sjukvård utomlands

Om du blir sjuk under en tjänsteresa utomlands kan du få ersättning från arbetsgivaren för skäliga kostnader för sjukvård, tandvård och läkemedel. Du ska kunna styrka kostnaderna.

Marknadsföringsmaterial och presentationer

Det finns olika typer av marknadsföringsmaterial som du kan ta med dig på resan.

• Folder på engelska: Ska du åka utomlands på konferens, som gästföreläsare eller liknande finns en trycksak framtagen som du kan ta med dig. International folder (pdf)
  Du beställer foldern genom att kontakta repro@du.se. Vill du göra ändringar i foldern kotakta kommunikation@du.se
  
  

• PowerPoint-presentation på engelska: Presentation är främst till för dig som undervisar och som ska presentera Högskolan Dalarna och ett program. Du lägger själv till bilder och texter i presentationen. Presentation Faculty (ppt)
  Har du frågor om presentationen, kontakta kommunikation@du.se

Innan, under och efter resan – bra att veta

Försäkringar

• Du är som anställd försäkrad både under resan och under förrättningen genom Kammarkollegiet.
• Vid tjänsteresor inom EU/EES eller Schweiz ska du beställa ett europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan som gäller i tre år.

Reseräkning

För att få traktamenten och ersättningar för egna utlägg behöver du lämna in och få reseräkningen attesterad i Primula senast tre månader efter avresedatum. Egna utlägg måste verifieras med originalkvitton.

Avbokning

Avbokningsregler kan skilja sig åt. Kontrollera vilka avbokningsregler som gäller för din resa. Har du frågor, kontakta resebyrån.